¿Todavía no conoce Kanbanize? Esta guía le ayudará a comenzar rápidamente en solo 8 pasos.
PASO 1 - Configure su panel de control
PASO 2 -Tipos de Espacios de trabajo
PASO 3 - Diseñe y gestione su tablero
PASO 4 - Diseña tus tarjetas
PASO 5 - Configure su tiempo de ciclo y analice sus métricas Kanban
PASO 6 – Analíticas de Kanbanize
PASO 7 - Automatice su proceso a través de reglas de negocio
PASO 8 - Invite a los miembros de su equipo y gestione usuarios existentes
PASO 1 - Configure su panel de control
El panel de control es el punto de entrada en su cuenta. Este es el lugar donde se encuentran todos sus espacios de trabajo y tableros.
* Abra la imagen en una pestaña nueva para obtener una vista más detallada.
1. Un espacio de trabajo (Workspace) (1) está representado por una cabecera azul o verde en el lado izquierdo de la ventana.
Piense en un espacio de trabajo como un entorno que reúne los tableros de diferentes departamentos de su organización. Para crear un nuevo espacio de trabajo -> haga clic en el menú retráctil (4) -> seleccione "Agregar espacio de trabajo". Hay dos tipos de espacios de trabajo: un espacio de trabajo de equipo y un espacio de trabajo de gestión.
Cada espacio de trabajo tiene su propia configuración -> simplemente haga clic en el icono de tres puntos que aparece a la derecha en la cabecera del espacio de trabajo.
2. Un tablero Kanban (2) es una herramienta para mapear y visualizar cada paso de su flujo de trabajo.
Para crear un tablero, use el icono "Agregar tablero" a la derecha del nombre del espacio de trabajo. No hay límite para la cantidad de tableros que puede crear en un espacio de trabajo.
3. La parte derecha del panel de control está diseñado para visualizar widgets (3). Los widgets proporcionan información resumida de su cuenta directamente en su panel de control, por lo que no tiene que navegar a diferentes pantallas para rastrear sus métricas o tarjetas más importantes. Cada usuario puede crear sus propios widgets.
Ejemplos de widgets predefinidos son: "Tarjetas asignadas a mí"; "Métricas de flujo de trabajo" y muchos otros.
4. El menú retráctil (4) da acceso a las siguientes funcionalidades:
- Ver informes: genere informes de parte de horas para revisar el tiempo dedicado a cada tarea o grupo de tareas.
- Agregar espacio de trabajo: úselo para crear un nuevo espacio de trabajo en su panel de control.
- Agregar widget: agrega un widget predefinido o personalizado.
- Agregar fondo: agregue un fondo o color a su panel de control.
- Administre plantillas de espacio de trabajo: guarde su espacio de trabajo y tableros como plantillas. Reutilícelos y aplíquelos a la misma cuenta o cuenta externa asociada con su dirección de correo electrónico registrada en Kanbanize.
PASO 2 -Tipos de Espacios de trabajo
El Espacio de trabajo (1)(2) se representa por un barra de color azul o verde.
Piense en el Espacio de trabajo como el entorno que recoge los tableros de diferentes departamentos dentro de su organización. Lea el artículo dedicado para saber cómo crear un nuevo Espacio de trabajo.
Existen dos tipos de Espacios de trabajo: Espacio de trabajo del equipo (1) y Espacio de trabajo de gestión (2).
Cada Espacio de trabajo tiene sus propias configuraciones. Haga click en el icono de tres puntos a la derecha del Espacio de trabajo para verlas.
PASO 3 - Diseñe y gestione su tablero
La vista inicial de un tablero Kanban tiene tres columnas principales: "Solicitado" (Por hacer), "En curso" y "Hecho" para ilustrar dónde se encuentra cada tarea en el flujo de trabajo. Use el "Backlog" para almacenar tarjetas para su futura implementación. Para mantener su tablero limpio, no olvide archivar tarjetas.
Los carriles horizontales se utilizan para diferenciar tipos de trabajo (diseño, errores, deuda técnica, etc.).
Cada tablero es editable y puede ajustarlo a cualquier proceso y equipo. Para visualizar las etapas de su flujo de proceso, use el diseñador de flujo de trabajo a través del icono "Editar flujo de trabajo" que está disponible en cada tablero.
Para obtener más información sobre los conceptos de Kanban, consulte el artículo dedicado.
Nota: De forma predeterminada, su tablero Kanban consta de flujo de trabajo de iniciativas y flujo de trabajo de tarjetas.
Puede configurar el tablero para que muestre un flujo o ambos.
(1) El flujo de trabajo de iniciativas, es el sitio de carriles de portfolio automatizados diseñados para que los participantes del equipo de gestión o gerentes de proyecto puedan seguir fácilmente el progreso de tareas o proyectos más grandes. Los elementos de trabajo en este flujo de trabajo se denominan iniciativas. Una iniciativa representa un proyecto / funcionalidad grande / épica, etc., que debe dividirse en elementos de trabajo más pequeños que se crean (tarjetas “hijas”) en el flujo de trabajo de las tarjetas. De esta manera, visualiza el trabajo complejo y todos sus componentes en flujos de trabajo separados.
¿Como funciona? Cuando todas las tarjetas “hijas” vinculadas a la iniciativa se mueven a "Hecho", la iniciativa se moverá automáticamente a "Listo". Para obtener más información, vea el siguiente video.
El flujo de trabajo de tarjetas es donde están todas las tarjetas Kanban en las que trabaja su equipo.
El mapeo del proceso de su equipo le ayuda a implementar un sistema de arrastre y a limitar el trabajo en curso (WIP).
Las tarjetas kanban son una representación de un elemento de trabajo. Lleva información y detalles sobre la tarea misma, por ejemplo, quién es responsable de la tarea, título, descripción, prioridad de la tarea, fecha límite, archivos adjuntos relevantes, etc. Hay muchas formas de crear tarjetas en Kanbanize.
Importante: Agregando un flujo de trabajo de línea de tiempo (Timeline) en la parte superior de su tablero le permite visualizar sus iniciativas pasadas, presentes y futuras en una vista de calendario lineal. De esta manera, puede ver todas las iniciativas planificadas en un estilo de hoja de ruta que puede configurar para mostrar por días / meses / semanas / trimestres / tercios / años en una línea de tiempo ininterrumpida. Puede agregar la línea de tiempo desde el modo Editar flujo de trabajo del tablero respectivo. Para obtener más información sobre el concepto de flujo de trabajo de la línea de tiempo, consulte el artículo dedicado.
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PASO 4 - Diseña tus tarjetas
Puede usar los campos y propiedades predeterminadas de la tarjeta para apuntar los detalles de las tareas respectivas, como la fecha límite, el tamaño, la persona asignada, etc. El sistema le permite diseñar su tarjeta y agregar campos de tarjeta adicionales (campos personalizados) para cubrir sus necesidades. Además, puede crear tipos de tarjetas, plantillas, etiquetas, bloqueadores y pegatinas para agilizar la gestión de sus procesos.
- Campos personalizados: para aprender a crear y administrar campos personalizados, consulte los siguientes artículos dedicados:
- Administrar campos personalizados desde el tablero.
- Administrar campos personalizados desde la configuración del espacio de trabajo y del tablero.
- Plantillas de tarjetas: los usuarios las aplican a las tarjetas kanban para crear rápidamente estructuras de tarjetas complejas con propiedades predefinidas (campos de tarjeta) y subtareas. Para aprender a crear plantillas de tarjetas, consulte este artículo.
- Tipos de tarjeta: clasificar diferentes tipos de trabajo en su proceso, por ejemplo "Defecto", "Solicitud del cliente", "Reunión", etc. Para saber cómo crear y aplicar tipos de tarjeta, siga este enlace.
- Etiquetas de tarjeta: agregar etiquetas ayuda a los usuarios a agrupar tarjetas y hacer que la información sea visible a primera vista. Aprenda cómo crear y administrar etiquetas aquí.
- Fichas (Tokens): las fichas le permiten bloquear tarjetas o marcarlas adicionalmente con una pegatina determinada para su categorización. Hay dos tipos de fichas: bloqueadores y pegatinas. Aprende cómo crear fichas para su equipo aquí.
PASO 5 - Configure su tiempo de ciclo y analice sus métricas Kanban
El tiempo de ciclo se configura por tablero y ayuda a los miembros del equipo gestor y a los gerentes de proyecto a analizar aún más sus procesos y el rendimiento del equipo. Por definición, "el tiempo del ciclo comienza en el momento en que la nueva tarea entra en la fase "en curso" y cuando alguien realmente está trabajando en ella, hasta que esté lista para su entrega". Para obtener más información sobre el tiempo de entrega y el tiempo del ciclo, consulte el siguiente recurso de Kanban.
Para configurar su tiempo de ciclo → haga clic en el icono "Editar flujo de trabajo" del tablero respectivo.
Tanto el flujo de trabajo de iniciativas como el flujo de trabajo de tarjetas pueden tener una configuración de tiempo de ciclo separada (img.1).
Nota: en caso de que su tablero consta de múltiples flujos de trabajo de equipo, cada flujo de trabajo también puede tener una configuración de tiempo de ciclo distinta.
Img.1
Hay varias métricas que los equipos usan para medir el rendimiento y la eficiencia del proceso. Kanbanize recopila datos históricos para su flujo de trabajo automáticamente. Otras métricas importantes que puede seguir aparte del tiempo de ciclo son las siguientes:
- El tiempo dedicado indica el tiempo que un empleado ha dedicado a una determinada tarea. Los usuarios registran el tiempo manualmente en cada tarea o subtarea.
- El tiempo de bloqueo muestra cuánto tiempo ha estado bloqueada una tarjeta, respectivamente, cuánto tiempo tarda en resolverse un bloqueador.
PASO 6 – Analíticas de Kanbanize
Aprovechará al máximo su software Kanban con el módulo de analíticas que le ayuda a identificar cuellos de botella y realizar un seguimiento de su progreso. Kanbanize proporciona acceso a analíticas avanzadas y modelos de previsión. Solo tiene que incluir analíticas en su plan de suscripción.
Las analíticas funcionan por tablero y presentan 5 categorías: tiempo de ciclo, rendimiento, WIP, flujo, previsión, cada una disponible como una pestaña en la página. Haga clic en un botón dentro de la pestaña para ver las gráficas de cada una de las métricas respectivas. La mayor ventaja de esta función es la opción de mostrar analíticas combinadas para múltiples flujos de trabajo en un tablero determinado. El sistema admite un filtrado flexible, que permite enfocarse en una porción más pequeña de datos para un análisis en profundidad.
Aquí está la distribución de gráficas en 5 categorías:
(1) Analice el tiempo del ciclo utilizando el diagrama de dispersión, el histograma o el mapa de calor.
(2) Haga un seguimiento de su rendimiento utilizando un histograma de rendimiento estándar o utilice el gráfico de ejecución si prefiere los valores de datos que se muestran de esta manera.
(3) Controle su trabajo en curso (WIP) a través del cuadro WIP de envejecimiento o encuentre tendencias y patrones utilizando la visualización del gráfico de ejecución.
(4) Verifique la estabilidad de su flujo y mida la eficiencia del flujo utilizando, respectivamente, el Diagrama de flujo acumulativo y el cuadro de Eficiencia de flujo.
(5) Use las dos simulaciones de Monte Carlo ("Cuánto" y "Cuándo") para anticipar cuántas tareas puede completar su equipo durante un período de tiempo predeterminado o cuando se puede completar un cierto número de tareas.
PASO 7 - Automatice su proceso a través de reglas de negocio
Las reglas de negocio son automatismos que ejecutan una acción que se define (crear una tarjeta, mover una tarjeta, actualizar una tarjeta, enviar una notificación, llamar al servicio web, etc.) cuando ocurre un determinado evento.
Un ejemplo típico sería mover automáticamente una tarjeta a una columna en particular o enviar una notificación por correo electrónico cuando la fecha límite de la tarjeta está al caer. El uso de reglas de negocio es una manera fácil de automatizar sus procesos. Para ver más ejemplos, siga este enlace.
Todas las reglas de negocio están disponibles en el Panel de administración de su cuenta.
PASO 8 - Invite a los miembros de su equipo y gestione usuarios existentes
Cuando esté listo con la configuración inicial de Kanbanize, puede comenzar a invitar a los miembros de su equipo a unirse a la cuenta. La pestaña Administración de usuarios, en el panel de Administración, es el área donde los titulares de cuentas administran usuarios nuevos y existentes y también sus roles y privilegios.
Desde el panel de Administración, se controla no solo la gestión de usuarios sino también:
- Reglas de negocio (descritas en el paso 6)
- Integraciones, que incluyen:
- Integraciones de correo electrónico con Kanbanize. Con la integración de correo electrónico, puede transformar su tablero Kanban en un sistema de tickets y obtener todos sus correos electrónicos como tarjetas.
- Integraciones con otros sistemas.
Si necesita ayuda, puede encontrar más guías en nuestra Base de conocimiento o ponerse en contacto con nuestro equipo de soporte. Si ha activado una prueba y necesita una demostración, complete el formulario y solicítela. Para obtener más información sobre el concepto Kanban, visite nuestra página de recursos.