1. Bienvenido a Kanbanize
Kanbanize es una plataforma Kanban para la gestión ágil de proyectos que permite a los usuarios visualizar las iniciativas clave de la compañía y los elementos de trabajo en múltiples niveles de jerarquía.
Kanbanize ayuda a los gerentes y miembros del equipo a visualizar sus flujos de trabajo y hacer sus tareas de manera rápida y eficiente. Permite a todos los interesados ver el panorama general y estar al tanto del progreso general del trabajo en todos los niveles. El software tiene una serie de características que facilitan la gestión de proyectos, desde las fases iniciales de planificación hasta la implementación y entrega. El software está integrado con potentes herramientas analíticas y reglas de automatización para facilitar su trabajo diario con el sistema.
El objetivo de este documento es mostrar cómo funciona el soporte de Kanbanize en todos los niveles de la empresa.
Cuando toda la organización usa el mismo lenguaje y procesos, opera como un equipo que funciona bien, con cada persona apoyando desde su posición.
Antes de comenzar con Kanbanize, se recomienda que su jefe de proyecto organice la capacitación de los equipos colaboradores para que cada miembro conozca los principios clave de Kanban.
La capacitación debe incluir una revisión de los tableros de la cuenta y los flujos de trabajo respectivos.
Una vez que todos estén familiarizados con el proceso, podrán trabajar y sugerir cambios que orientarán a cada equipo en una dirección positiva.
2. Roles y privilegios de usuarios en Kanbanize
La persona que ha registrado la cuenta Kanbanize se convierte automáticamente en propietario de la cuenta (owner).
El titular de la cuenta tiene permisos completos en la cuenta. El titular de la cuenta crea la infraestructura de la cuenta inicial: espacios de trabajo, tableros, definición de roles personalizados e invita a los primeros usuarios que van a colaborar en el sistema.
A cada usuario de Kanbanize se le debe otorgar un rol: predeterminado o personalizado.
El rol predeterminado permite a los usuarios crear, mover, bloquear y actualizar tarjetas; buscar y filtrar los datos de la cuenta, crear sus propios widgets, configurar la vista de la tarjeta, los valores predeterminados del tablero y las notificaciones.
Con el rol personalizado, ciertas acciones y permisos pueden otorgarse o restringirse.
El rol de Workspace Manager anula cualquier otro rol de usuario. El usuario al que se le otorgó este rol tiene permisos completos para administrar los espacios de trabajo (y, respectivamente, los tableros correspondientes) a los que están asignados.
Los privilegios de administrador son permisos a nivel de sistema que permiten a los usuarios acceder y administrar diferentes áreas de la cuenta. Por ejemplo, solo cuando se le otorga el privilegio de administrador, un usuario puede realizar pagos en la cuenta, invitar a los usuarios o administrar la integración del sistema.
3. Espacios de trabajo y tableros
El tablero de mandos (Dashboard) es el punto de entrada en su cuenta Kanbanize. Este es el lugar donde se encuentran todos los espacios de trabajo y los tableros. Una vez que acceda a su cuenta de Kanbanize, verá solo los espacios de trabajo y tableros a los que está asignado.
Un espacio de trabajo: considérelo como la carpeta que recopila los tableros de un determinado departamento de su organización. Hay dos tipos de espacios de trabajo:
- Espacio de trabajo del equipo (la cabecera azul). Está diseñado para equipos. La carpeta recopila los tableros Kanban que visualizan los flujos de trabajo donde colaboran los equipos.
- Espacio de trabajo de gestión (la cabecera verde). Está diseñado para gerentes y les permite conectar uno o más tableros de equipo a un solo tablero de gestión para ver fácilmente el progreso en múltiples departamentos y proyectos.
Nota: Solo los titulares de cuentas y los usuarios con el privilegio “Crear espacios de trabajo” tienen permiso para crear un espacio de trabajo.
4. Los conceptos de Kanban
Cada tablero Kanban tiene tres secciones principales que muestran el estado de sus tareas en el flujo:
- Solicitado (Requested): este es el área donde entra el trabajo en el que se planea trabajar a continuación.
- En progreso (In progress): cuando comienza a trabajar en una tarea / tarjeta en particular, debe moverla en este área.
- Listo (Done): cuando se completa la tarea, la mueve en este área.
Tarjeta Kanban: es la representación visual de una tarea. Cada tarjeta contiene información sobre la tarea, como la persona asignada, la fecha límite, la descripción, el tamaño, la prioridad, etc. Hay muchas formas de crear una tarjeta. Las tarjetas se mueven para mostrar su progreso en el flujo de trabajo.
Columnas Kanban: cada columna del tablero representa una fase diferente de su flujo de trabajo. Las tarjetas pasan por el flujo de trabajo hasta su finalización completa.
Carriles Kanban (swimlanes): son carriles horizontales que se pueden usar para separar diferentes tipos de actividades, equipos, clases de servicio, etc.
Límites de trabajo en curso (WIP): restringen la cantidad máxima de tareas en las diferentes fases del flujo de trabajo. Limitar el trabajo en curso le permite terminar los elementos de trabajo más rápido ya que se enfoca solo en las tareas actuales.
Para aprender aún más sobre los conceptos de Kanban y cómo aprovecharlos, consulte el siguiente artículo.
Kanban en práctica:
Para un mapeo más detallado de su proceso, su jefe de proyecto puede crear tantas subsecciones como necesite para reflejar su flujo de trabajo único. Por ejemplo, un equipo de desarrollo puede tener un tablero Kanban que consta de múltiples columnas y carriles.
5. Los flujos de trabajo de Kanban
De forma predeterminada, su tablero Kanban consta de dos flujos de trabajo: el flujo de trabajo de iniciativas y el flujo de trabajo de tareas. El tablero se puede configurar para que muestre un flujo de trabajo o ambos: depende del caso de uso y de la forma en que cada equipo está usando el tablero.
El flujo de trabajo de iniciativas (1) es el flujo que aparece en la parte superior de su tablero, diseñado para miembros del equipo gestor o responsables de proyecto. El flujo de trabajo de iniciativas es el lugar donde se visualizan las tareas de tipo proyectos o épicas o agrupación de tareas a través de Iniciativas automatizadas.
Como bien sabemos todos, dividir un proyecto grande en tareas más pequeñas ayuda a los integrantes del equipo a identificar el alcance de su trabajo y comprender mejor las tareas que necesitan realizar. Es lo que hacen los gerentes de proyecto con las iniciativas. Las descomponen en elementos accionables más pequeños. Cada paso individual se representa como una tarjeta Kanban en el flujo de trabajo de tarea.
Los elementos de trabajo más pequeños representan la parte “Quién”, “Qué” y “Cuándo” de su proyecto. Cada tarea se asigna a un miembro del equipo y proporciona detalles sobre los resultados del proyecto, como los objetivos que alcanzará el proyecto, los requisitos, los plazos, presupuesto estimado y coste, etc.
Tenga en cuenta que las iniciativas y las tarjetas Kanban están vinculadas y existe una dependencia padre / hijo entre los elementos. Las iniciativas se mueven automáticamente cuando cualquiera de sus tarjetas “hijas” se mueve a "En progreso". Una vez que todas las tarjetas “hijas” vinculadas a la iniciativa se mueven a "Listo", entonces la iniciativa se completa al 100% y también se mueve a la sección "Listo". Para comprender mejor el concepto, mire el breve video a continuación.
Tenga en cuenta que los jefes de proyecto pueden preferir visualizar proyectos en una vista de calendario (timeline).
Si es así, habilitarán el flujo de trabajo de la línea de tiempo que se encuentra en la parte superior del diseño de su tablero. La iniciativa muestra la duración (fecha de inicio y finalización), el progreso y el retraso del proyecto.
Para obtener más información sobre el flujo de trabajo de la línea de tiempo, lea el artículo dedicado.
Consejo: Conociendo cómo funciona el flujo de trabajo de iniciativas, podemos tener una mejor comprensión del espacio de trabajo de gestión.
El espacio de trabajo de gestión contiene todos los flujos de trabajo de iniciativas de tableros seleccionados para que los responsables tengan visibilidad de todas las iniciativas importantes para su área en un modo de vista única. Para obtener más información, consulte el artículo dedicado.
6. Las funcionalidades del tablero Kanban
Las funciones ubicadas en la barra lateral, a la derecha de la interfaz de su tablero, le ayudan a administrar y revisar fácilmente su trabajo personal en Kanbanize.
- Crear una nueva tarjeta: use el icono más para crear una nueva tarjeta. Por defecto, la tarjeta se creará en la columna "Solicitada" del Flujo de trabajo de tareas.
- Fichas de tarjeta: existen dos tipos de fichas: bloqueadores y pegatinas, que son personalizables para su cuenta. Úselos para bloquear tarjetas o para marcarlas con una determinada etiqueta para su categorización. Para más detalles, consulte el artículo dedicado.
- Filtro del tablero: con esta función, los usuarios pueden filtrar las tarjetas que son relevantes para su búsqueda y que coinciden con ciertos criterios. Para más detalles, consulte este artículo.
- Mi cola y registro de trabajo: use esta función para ver rápidamente de un vistazo todas las tarjetas que se le asignaron en todos los espacios de trabajo y tableros. Puede verificar fácilmente el tiempo que dedicó a las tareas. Para más detalles, consulte el artículo dedicado.
- Tableros relacionados: esta función está diseñada para jefes de proyecto. Facilita el proceso de desglose del trabajo. Para más detalles, consulte el artículo dedicado.
- Fondo del tablero: haga que su tablero sea más elegante, agregue una imagen o establezca un color como fondo de su tablero. Consulta el artículo dedicado.
- Importar / Exportar tarjetas: los jefes de proyecto usan esta función para llenar rápidamente tableros con tarjetas usando la funcionalidad de importación de Excel o cuando necesitan exportar datos.
- Configurar vista de tarjeta: use esta configuración para personalizar la vista de sus tarjetas y mostrar / ocultar las propiedades de la tarjeta que son visibles en una vista de tarjeta cerrada. Estos ajustes se configuran individualmente.
- Invitar a un nuevo usuario: solo los usuarios con privilegios de titulares de cuenta pueden invitar a nuevos usuarios a la cuenta.
- Más opciones incluyen:
- Calendario: Todas las fechas límite de su flujo de trabajo aparecen en el Calendario integrado con Kanbanize. Consulta más detalles aquí.
- Configuración del tablero: utilícelo para aplicar propiedades predeterminadas para el tablero concreto.
- Webhooks: utilícelos si necesita integrar Kanbanize con otros sistemas.
- Campos personalizados: diseñados para jefes de proyecto para crear y administrar campos personalizados. - Selector de vista del tablero: le permite alternar cuatro vistas diferentes de las tarjetas en el tablero. Consulta más detalles aquí.
7. Navegación adicional del tablero de mandos
El tablero de mandos proporciona acceso a muchas otras funcionalidades útiles y paneles de control en el sistema.
(1) Si está buscando una tarjeta en particular en su cuenta, escribe una palabra clave en el campo de búsqueda. Haga clic en la lupa para abrir el panel de búsqueda avanzado y refinar sus criterios de búsqueda, para generar informes personalizados.
(2) Para invitar a nuevos usuarios, administrar los permisos de los usuarios, automatizar procesos, integraciones y la seguridad de su cuenta, entre en la Administración de cuentas.
(3) Cuando necesita encontrar rápidamente información sobre el producto, abra el Centro de ayuda, visite nuestra Base de conocimientos o póngase en contacto con el equipo de soporte.
(4) Suscríbase para recibir notificaciones en la aplicación o por correo electrónico desde Mis notificaciones, para realizar un seguimiento de las actividades de su equipo y sus propias acciones. Tenga en cuenta que los ajustes de notificación se configuran por tablero.
(5) Visite Mi cuenta para administrar los datos de su cuenta personal, obtener una clave API o acceder al panel de Pago.
8. Consejos adicionales sobre el producto
- Al trabajar con tarjetas, el menú contextual de la tarjeta proporciona un acceso directo a muchas funcionalidades.
- Si desea llamar la atención de su compañero (un usuario registrado de Kanbanize) sobre un tema específico o simplemente desea comunicarse a través de la tarjeta, puede usar el símbolo de mención "@".
- No solo puede crear y actualizar tarjetas por correo electrónico, sino que también puede colaborar con los clientes y realizar un seguimiento de todas las respuestas en la sección de comentarios de una tarjeta. Para obtener más información, visite la siguiente sección dedicada.
Si necesita ayuda adicional con el software, puede encontrar más guías en nuestra Base de conocimientos o ponerse en contacto con nuestros equipos de soporte y éxito de clientes.
Para obtener más información sobre los conceptos de Kanban, visite la página de recursos de Kanban. Feliz Kanbanizing!