1. Bem-vindo ao Kanbanize
Kanbanize é o um software para gestão de entregas nos níveis estratégico, tático e operacional. Kanbanize ajuda líderes e os membros do time a visualizar seus processos de trabalho e finalizar itens de maneira rápida e eficiente. Ele permite que todas as partes interessadas tenham uma visão geral e estejam cientes do progresso do trabalho em todos os níveis. O software contém ferramentas analíticas poderosas e regras de negócios de automação para facilitar seu trabalho diário com o sistema.
O objetivo deste documento é mostrar como o Kanbanize suporta o trabalho em todos os níveis da organização.
Antes de começar com o Kanbanize, é recomendado que seu líder de projeto organize um treinamento para os times e que cada membro seja introduzido aos princípios chave do Kanban .
O treinamento deve incluir uma revisão dos boards e dos respectivos fluxos de trabalho.
Após todos estarem familiarizados com o processo, eles serão capazes de trabalhar e sugerir mudanças que levarão todos os times em uma direção positiva.
2. Funções e Privilégios de Usuários Kanbanize
A pessoa que registrou a conta Kanbanize se tornará automaticamente um Proprietário da Conta.
O Proprietário da Conta possui todas as permissões na conta. O Proprietário da Conta cria a infraestrutura inicial da conta : Áreas de Trabalho, Quadros, definição de funções personalizadas e convida os primeiros usuários que irão colaborar no sistema.
Todo usuário Kanbanize deve receber uma Função : padrão ou personalizada .
A função padrão permite que usuários regulares criem, movam, bloqueiem e atualizem cartões; busquem e filtrem dados da conta, criem seus próprios widgets, configurem visualizações do cartão, padrões do quadro e notificações.
Com a função personalizada, certas ações e permissões podem ser garantidas ou restritas.
O status de Gerente da Área de Trabalho substitui qualquer função do usuário. O usuário que recebe este status possui total permissão para gerenciar Área de Trabalho (e seus respectivos Quadros) dos quais são responsáveis.
Os Privilégios de Administrador são permissões no nível de Sistema que permitem que usuário acessem e gerenciem diferentes áreas da conta. Por exemplo, somente quando o respectivo privilégio é garantido, um usuário pode fazer pagamentos na conta, convidar usuários ou gerenciar integrações do sistema.
3. Tipos de Áreas de Trabalho
O Dashboard da Página Inicial é o ponto de entrada da sua conta Kanbanize que fornece informações centralizadas e monitoramento de todas as Áreas de Trabalho e Quadros na sua conta.
Note que quando você acessa sua conta Kanbanize, você verá somente as Áreas de Trabalho e Quadros nos quais está designado.
A Área de Trabalho: pense nela como a pasta que coleta os Quadros de Time de um certo departamento da sua organização. Há dois tipos de Área de Trabalho:
- (1) Área de Trabalho do Time (a faixa azul). É designada para Times. A pasta coleta os quadros Kanban que visualizam fluxos de trabalho de times, onde membros do time colaboram.
- (2) Área de Trabalho de Gestão (a faixa verde). É designada para Líderes e permite que eles conectem um ou mais quadros de time a um único quadro de Gestão para acompanhar facilmente o progresso em vários departamentos e projetos.
Nota : Somente Proprietários da Conta e usuários com privilégio ‘Criar Áreas de Trabalho’ têm permissão criar Áreas de Trabalho .
4. Como gerenciar Dashboards Personalizados?
Todo usuário Kanbanize pode criar seu dashboard personalizado. O sistema permite que você crie vários dashboards personalizados dentro do Kanbanize para suprir necessidades únicas da sua organização.
Todos os Dashboards personalizados estão disponíveis no botão Página Inicial (1) . Cada novo Dashboard aparece no final da lista, mas você pode reorganizá-las de acordo com sua preferência.
Cada dashboard pode exibir uma combinação de:
- Área de Trabalho – adicione áreas de trabalho que são relevantes para o contexto do Dashboard.
- Widgets – adicione widgets, incluindo os gráficos de Análise Kanbanize, relatórios de busca personalizados e relatórios de Power BI para acompanhar métricas críticas de integridade de negócios.
- Áreas de Trabalho e Widgets – combine Áreas de Trabalho e Widgets em um grupo lógico (por exemplo, a área de trabalho de um projeto com as respectivas métricas).
Menu da página inicial (Todas as Áreas de Trabalho): ao passar o mouse, você verá o menu da Página Inicial ( o ícone com três pontos), onde você pode escolher:
- Visualizar relatórios de Registro de Trabalho
- Exibir/esconder dashboards escondidos
Você cria um novo Dashboard usando o botão Novo Dashboard (2) .
O campo Quadros Favoritos (3) localizado no topo do seu Dashboard da Página Inicial exibe todos os quadros na sua conta que foram marcados como Favoritos ( clique na Estrela ). Ao marcar um quadro como favorito, ele aparece como tal somente para você (não aparece como favorito para outras pessoas).
Usando o botão “Minha Área de Trabalho” (4) , você realiza as seguintes ações:
- Cria Área de Trabalho
- Acessa o painel de Modelos de Área de Trabalho
- Exibe o painel de Áreas de Trabalho Arquivadas e Quadros
5. O Conceito Kanban
Todo quadro Kanban possui três seções principais que mostram a situação de suas tarefas no fluxo:
- Pedido : esta é a área onde você coloca o trabalho que pretende executar a seguir.
- Em Progresso : quando você começa a trabalhar em um cartão/tarefa em particular, deve movê-lo para esta área.
- Concluído : quando a tarefa é completada, você deve movê-la para Concluído.
Cartão Kanban – Esta é a representação visual das tarefas. Cada cartão contém informações sobre a tarefa tais como responsável, prazo, descrição, tamanho, prioridade, etc. Há várias maneiras de criar um cartão.
Você move cartões para mostrar seu progresso no fluxo de trabalho.
Colunas Kanban – Cada coluna no quadro representa uma diferente etapa do seu fluxo de trabalho. Os cartões passam pelo fluxo de trabalho até sua conclusão.
Raias Kanban – Essas são raias horizontais que você pode usar para separar diferentes tipos de atividades, times, tipos de serviço, etc.
Limites de Trabalho em Progresso (WIP) – Eles restringem a quantia máxima de tarefas em diferentes etapas do fluxo de trabalho. Limitar seu WIP permite que você finalize itens de trabalho mais rápido, pois foca somente nas tarefas atuais.
Para aprender mais sobre o conceito Kanban e como tirar proveito dele, veja o seguinte artigo .
Kanban em Prática :
Para mapeamentos mais detalhados dos seus processos, seu líder pode criar quantas subseções forem precisar para refletir seu fluxo de trabalho único. Por exemplo, um time de desenvolvimento pode ter um quadro Kanban que consiste em várias colunas e raias.
6. Os fluxos de trabalho Kanban
Por padrão, seu Quadro Kanban consiste em dois fluxos de trabalho: o Fluxo de Trabalho de Iniciativas e o Fluxo de Trabalho de Cartões. O quadro pode ser exibido um ou os dois fluxos de trabalho – depende do caso e da maneira que um certo time uso o quadro.
O Fluxo de Trabalho da Iniciativa (1) é a raia superior do seu quadro, projetada para membros líderes do projeto. O Fluxo de Trabalho da Iniciativa é o lugar onde Projetos, Épicos ou Tarefas maiores são visualizados através de Iniciativas automatizadas.
Você sabe que dividir um projeto grande em tarefas menores ajuda membros do time identificar o escopo do seu trabalho e entender melhor as coisas em que precisam trabalhar. É isto que líderes de projeto fazem com as Iniciativas. Eles as dividem em itens menores. Cada passo individual é representado por um cartão Kanban no fluxo de trabalho dos cartões.
Os itens de trabalho menores estão representando “Quem”, “O Quê” e “Quando” no seu projeto. Cada tarefa é designada a um membro do time e fornece detalhes sobre as entregas do projeto como os objetivos que o projeto vai atingir, requisitos, prazos, orçamento estimado e custo, etc.
Note que as Iniciativas e os cartões Kanban são conectados e há uma dependência pai/filho entre os itens. As Iniciativas movem completamente automaticamente quando qualquer um de seus cartões filhos são movidos para “Em progresso”. Após todos os cartões filhos conectados às Iniciativas movem para “Concluído”, a Iniciativa é 100% completa e move para a seção “Concluído”. Para melhor entender o conceito, por favor, assista o rápido vídeo a seguir.
Note que os Líderes de Projeto podem preferir visualizar Projetos em formato de calendário.
Neste caso, eles ativarão a Linha do Tempo do Fluxo de Trabalho que fica no topo do seu Quadro. A Iniciativa mostra a duração ( data de início & término), progresso e atrasos do projeto.
Para aprender mais sobre a Linha do Tempo do fluxo de trabalho, leia o artigo dedicado .
DICA: Sabendo como o Fluxo de Trabalho das Iniciativas funciona, Podemos entender melhor a Área de Trabalho da Gerência.
Ela contém todos os Fluxos de Trabalho das Iniciativas dos quadros selecionados para que líderes tenham visibilidade de todas as iniciativas que sejam importantes para eles em um único lugar. Para mais informações, veja o artigo dedicado.
7. Os recursos do Quadro Kanban
Os recursos localizados na barra do lado direito do seu quadro ajudam a gerenciar e acompanhar facilmente seu trabalho pessoal no Kanbanize.
- Criar um item de trabalho – use o ícone ‘mais’ para criar um cartão ou iniciativa. Por padrão, o cartão/iniciativa será criado na primeira coluna da área “Pedido”. Se o primeiro fluxo de trabalho é uma linha de tempo, a iniciativa será criada no Backlog.
- Tokens do Cartão – há dois tipos de tokens: bloqueios e adesivos, que são personalizados para a sua conta. Use-os para bloquear cartões ou, adicionalmente, marcá-los com um certo rótulo ou categorização. Para mais detalhes, por favor, verifique o artigo dedicado.
- Filtro do Quadro – usando este recurso, usuários podem filtrar cartões que são relevantes para sua busca e correspondem um certo critério. Para mais detalhes, veja este artigo.
- Minha Fila e Registro de Trabalho – use este recurso para ver rapidamente todos os cartões que estão designados a você, em todas as Áreas de Trabalho e Quadros. Você pode verificar facilmente o tempo que você registrou realizando tarefas.
Para mais detalhes, por favor, veja o artigo dedicado . - Quadros Relacionados – este recurso é designado para líderes de projeto. Ele facilita o processo de divisão do trabalho. Para mais detalhes, por favor, veja o artigo dedicado.
- Plano de Fundo do Quadro – torne seu quadro mais elegante ao adicionar uma imagem ou cores como plano de fundo do seu quadro. Veja o artigo dedicado .
- Importar/Exportar cartões – Líderes de Projeto usam este recurso para popular rapidamente quadros com cartões usando a funcionalidade de importação do Excel ou quando precisam exportar dados.
- Configurar Visualização do Cartão – use esta configuração para personalizar sua visualização do cartão e exibir/esconder propriedades do cartão que são visíveis em uma visualização próxima do cartão. Essas configurações são feitas individualmente.
- Convidar um novo usuário – somente usuários com privilégios de “Proprietário da Conta” podem convidar novos usuários para a conta.
- Políticas do Quadro – esta seção fornece informações sobre a descrição do quadro, políticas de raia/coluna e informações sobre regras de negócios. Veja o artigo dedicado para mais informações.
- Mais opções incluem:
- Calendário – a visualização de calendário padrão é definida para Prazo, que significa que todos os prazos do seu fluxo de trabalho são destacados no Calendário integrado com o Kanbanize. Mais informações sobre isso podem ser encontradas aqui .
- Configurações do Quadro – use para aplicar propriedades padrão para o respectivo quadro.
- Webhooks – use-os se precisar integrar o Kanbanize com outros sistemas.
- Campos Personalizados – desenvolvidos para Líderes de Projetos para criar e gerenciar campos personalizados .
- Tags – use este menu para verificar quais tags estão disponíveis para o quadro atual. Mais informações sobre tags podem ser encontradas aqui .
- Tipos – use este menu para verificar quais tipos de cartão estão disponíveis para o quadro atual. Mais informações sobre tipos podem ser encontradas aqui . - Mudar Zoom do Cartão – permite que você alterne entre quatro diferentes níveis de zoom para cartões no quadro. Mais informações sobre isso podem ser encontradas aqui .
8. Navegação Adicional do Dashboard
O Dashboard fornece acesso a várias outras funcionalidades úteis e dashboards no sistema.
(1) Se você está buscando por um cartão em particular na sua conta, insira uma palavra-chave no Campo de Busca.
Clique na lupa para abrir o excelente painel de Busca avançada e refine sua informação de busca para gerar relatórios personalizados.
(2) Para convidar novos usuários, gerenciar permissões de usuários, automações de processos, integração e a segurança da sua conta, vá para Administração da Conta.
(3) Quando você precisa encontrar rapidamente informações sobre o produto, abra o Centro de Ajuda e visite nossa Base de Conhecimento ou entre em contato com o time de Suporte.
(4) Inscreva-se para notificações de e-mail ou no app em Minhas Notificações para acompanhar as atividades do seu time e suas próprias ações. Note que as configurações de notificação estão definidas por quadro .
(5) Visite Minha Conta para gerenciar os dados da sua conta pessoal, obter uma chave KPI ou acessar o Painel de pagamento.
(6) O Filtro localizado no canto inferior esquerdo da sua tela permite que você filtre seu dashboard e execute uma rápida busca ou exiba Áreas de Trabalho e quadros. Se você selecionou quadros favoritos na sua conta, pode aplicar um filtro para exibir somente esses quadros. Basta clicar na estrela para aplicar o filtro.
9. Dicas Adicionais do Produto
- Ao trabalhar com cartões, o menu de contexto do Cartão fornece um atalho para várias funcionalidades.
- Se você quer obter a atenção de seus colegas (um usuário Kanbanize registrado) em um tópico específico ou simplesmente deseja se comunicar através do cartão, você pode usar o símbolo de menção “@” .
- Você pode não só criar e atualizar cartões através do e-mail, mas você também pode colaborar com clientes e acompanhar todas as respostas na seção de comentários de um cartão. Para mais informações, visite a seguinte seção dedicada.
Se você precisa qualquer ajuda adicional com o software, você pode encontrar mais guias na nossa Base de conhecimento ou entrar em contato com nossos times de suporte e sucesso do cliente .
Para receber mais informações sobre o conceito Kanban, por favor, visite a página de recursos Kanban .
Feliz Kanbanize!