Você está usando o Kanbanize pela primeira vez? Este guia irá ajudá-lo a começar rapidamente em apenas 8 passos.
PASSO 1: Configure seu Painel de Controle
O Dashboard da Página Inicial (1) fornece informações centralizadas e monitoramento de todas as Áreas de Trabalho e Quadros na sua conta.
O Sistema permite que você crie vários painéis de controle personalizados dento do Kanbanize para suprir as necessidades únicas da sua organização.
Todos os Painéis de Controle personalizados estão disponíveis no botão Página Inicial. Cada novo Dashboard aparece no final da lista, mas você pode reorganizar a ordem de acordo com sua preferência.
Menu da página inicial: ao passar o mouse, você verá o menu da Página Inicial ( o ícone com três pontos), onde você pode escolher:
- Configurar um plano de fundo para personalizar o ponto de entrada da sua conta
- Visualizar relatórios de Registro de Trabalho
- Exibir/esconder painéis de controle escondidos
Você cria um Dashboard usando o botão Novo Dashboard (2) .
Cada Dashboard pode exibir uma combinação de:
- Áreas de Trabalho – adicione áreas de trabalho que sejam importantes para o contexto do Painel de Controle.
- Widgets – adicione widgets, incluindo os gráficos de Análise Kanbanize, relatórios de busca personalizados e relatórios de Power BI para acompanhar métricas críticas de integridade de negócios.
- Áreas de Trabalho e Widgets – combine Áreas de Trabalho e Widgets em um grupo lógico (por exemplo, a área de trabalho de um projeto com as respectivas métricas).
O campo Quadros Favoritos (3) localizado no topo do seu Dashboard da Página Inicial exibe todos os quadros na sua conta que foram marcados como Favoritos ( clique na Estrela ). Ao marcar um quadro como favorito, ele aparece como tal somente para você (não aparece como favorito para outras pessoas).
Usando o botão “Minha Área de Trabalho” (4) , você realiza as seguintes ações:
- Cria Área de Trabalho
- Acessa o painel de Modelos de Área de Trabalho
- Exibe o painel de Áreas de Trabalho Arquivadas e Quadros
(5) Use a opção de filtragem para encontrar rapidamente áreas de trabalho e quadros no seu Dashboard da página inicial.
PASSO 2: Tipos de Área de Trabalho
A Área de Trabalho (1)(2) é representada por um ícone azul ou verde .
Pense na Área de Trabalho como o ambiente que coleta os Quadros de diferentes departamentos na sua organização. Veja o artigo dedicado para aprender a criar uma nova Área de Trabalho.
Note que há dois tipos de Área de Trabalho: Área de Trabalho do Time (1) e Área de Trabalho da Gerência . (2)
Cada Área de Trabalho possui suas próprias configurações . Você precisa clicar no ícone com três pontos no lado direito da Área de Trabalho.
PASSO 3: Projetar e Gerenciar seu Quadro
A visualização inicial do quadro Kanban possui três colunas principais: “Pedidos” (Para Fazer), “Em Progresso” e “Concluído” para ilustrar onde cada tarefa está no fluxo de trabalho. Use o “Backlog” para armazenar cartões para implementação futura. Para manter o quadro limpo, não se esqueça de arquivar os cartões .
As raias horizontais são usadas para diferenciar o tipo de trabalho (design, problemas, débito técnico, etc.).
Cada quadro pode ser editado e você pode ajustá-lo a qualquer processo e time. Para visualizar os passos do seu fluxo do processo, use o designer de fluxo de trabalho através do ícone “Editar Fluxo de Trabalho” que está disponível em todos os quadros.
Para aprender mais sobre o conceito Kanban, por favor, veja o artigo dedicado .
Nota : Por padrão, seu Quadro Kanban consiste em Fluxos de Trabalho de Iniciativas e Fluxo de Trabalho de Cartões.
Você pode configurar o quadro para exibir um dos fluxos ou os dois.
(1) O Fluxo de Trabalho de Iniciativas é onde você encontra as raias de portfólio automatizado, projetadas pelos líderes do projeto para acompanhar facilmente o progresso de tarefas ou projetos maiores. Os itens de trabalho neste fluxo de trabalho são chamados de Iniciativas. A Iniciativa representa um Projeto/Recurso/Épico, etc. que você deve dividir em itens de trabalho menores que são criados (cartões filhos) no fluxo de trabalho do Cartão. Desta maneira, você visualiza o trabalho complexo e todos seus componentes em fluxos de trabalho separados.
Como funciona? Quando todos os cartões filhos conectados à Iniciativa são movidos para “Concluído”, toda a Iniciativa será automaticamente movida para “Concluído”. Para mais informações, por favor, assista o curto vídeo.
(2) O Fluxo de Trabalho dos Cartões é onde fica todos os cartões Kanban nos quais seu time está trabalhando.
Mapear o processo do seu time ajuda você a implementar um sistema de puxar e limita o Trabalho em Progresso (WIP).
O cartão Kanban é uma representação de um item de trabalho. Ele carrega informações e detalhes sobre a própria tarefa, por exemplo, quem é responsável pela tarefa, título, descrição, prioridade da tarefa, prazo, anexos relevantes, etc. Há várias maneiras de criar cartões no Kanbanize.
Importante : Adicionar a Linha do Tempo do Fluxo de Trabalho no topo do seu quadro permite que você visualize suas Iniciativas passadas, presentes e futuras de maneira linear. Desta forma, você pode ver todas as Iniciativas planejadas no estilo de um roadmap que você pode configurar para exibir por Dia/Mês/Semana/Trimestre/Quadrimestre/Ano, em uma linha do tempo ininterrupta. Você pode adicionar a Linha do Tempo no modo e Edição do Fluxo de Trabalho no respectivo quadro. Para aprender mais sobre o conceito da Linha do Tempo do Fluxo de Trabalho, por favor, veja o artigo dedicado .
*Abra a imagem em uma nova janela para melhor visualização.
PASSO 4: Crie seus Cartões
Você pode usar os campos/propriedades de cartão padrões para inserir detalhes sobre as respectivas tarefas como prazos, tamanho, responsável, etc. O sistema permite que você projete seu cartão e adicione campos de cartões extra (campos personalizados) para suprir suas necessidades. Além disso, você pode criar tipos de cartão, modelos, tags, Bloqueios e adesivos para simplificar seu gerenciamento de processos.
- Campos Personalizados – para aprender a criar e gerenciar campos personalizados, veja os seguintes artigos:
- gerenciar campos personalizados do Quadro
- gerenciar campos personalizados nas configurações da Área de Trabalho e Quadro
- Modelos de Cartão – usuários os aplicam a cartões Kanban para criar rapidamente estruturas de cartão complexas com propriedades pré-definidas (campos de cartão) e subtarefas. Para aprender como criar modelos de cartão, veja este artigo.
- Tipos de Cartão – personalize tipos de cartão para categorizar diferentes tipos de trabalho nos seus processos, por exemplo, “Defeito”, “Solicitação de Cliente”, “Reunião”, etc. Para aprender como criar e aplicar tipos de cartão, siga este link .
- Tags de Cartão – adicionar tags ajuda usuários a agrupar cartões e facilita a visualização de informações. Aprenda a criar e gerenciar tags aqui .
- Tokens de Cartão – Os tokens de cartão permitem que você bloqueie cartões ou marque-os adicionalmente com um certo rótulo para categorização. Há dois tipos de tokens: Bloqueios e Adesivos. Aprenda a criar tokens para seu time aqui .
PASSO 5: Configure seu Tempo de Ciclo e analise suas métricas Kanban
O tempo de Ciclo é configurado por quadro e ajuda membros da equipe sênior e gerentes e projeto a analisar seus processos e desempenho do time. Por definição “Tempo de ciclo começa quando uma nova tarefa entra na etapa ‘em progresso’ e alguém está de fato trabalhando dela, até que esteja pronta para entrega” . Para aprender mais sobre o tempo de lead e o tempo de ciclo, por favor, veja o seguinte recurso Kanban .
Para configurar seu Tempo de ciclo → clique no ícone “Editar Fluxo de Trabalho” do respectivo Quadro.
O FLUXO DE TRABAHO DE INICIATIVAS e o FLUXO DE TRABALHO DE CARTÕES podem ter configurações de tempo de ciclo separadas (img.1).
Nota : Caso seu Quadro consista em vários Fluxos de Trabalho de Time , cada fluxo de trabalho pode também apresentar uma configuração de tempo de ciclo separada.
Img.1
Há várias métricas que times usam para medir o desempenho e eficiência do processo . O Kanbanize coleta dados históricos do seu fluxo de trabalho automaticamente. Outras métricas importantes que você pode acompanhar além do seu tempo de ciclo são:
- Tempo registrado indica o tempo gasto em uma certa tarefa. Usuários registram o tempo manualmente para cada tarefa ou subtarefa.
- Tempo de bloqueio exibe a quantia de tempo que um cartão foi bloqueado , respectivamente, quanto tempo levou para um bloqueador ser resolvido.
PASSO 6 – Análise Kanbanize
Você obterá o máximo do seu software Kanban com o módulo de análise que ajuda você a identificar gargalos e a acompanhar seu progresso. O Kanbanize fornece acesso a gráficos de análise avançados e modelos de previsão. Basta incluir Análise no seu plano de inscrição.
A Análise funciona por quadro e apresenta 5 categorias: Tempo de Ciclo, Taxa de Transferência, WIP, Fluxo e Previsão , cada uma disponível como uma aba na página. Clique no botão de uma aba para visualizar os gráficos para cada métrica específica. A maior vantagem deste recurso é a opção de exibir Análises combinadas para vários Fluxos de Trabalho em um certo quadro. O sistema suporta a filtragem flexível, que permite focar em uma porção menor de dados para análises detalhadas.
Aqui está a distribuição de gráficos nas 5 categorias:
(1) Analise o Tempo de ciclo usando o Diagrama de dispersão , Histograma , ou Heat Map.
(2) Acompanhe sua Taxa de Transferência usando um Histograma da Taxa de Transferência padrão ou use o Gráfico de Execução se preferir valores exibidos desta maneira.
(3) Controle seu Trabalho em Progresso ( WIP ) através do gráfico de WIP Envelhecido ou encontre tendências e padrões usando a visualizados de Gráfico de Execução.
(4) Verifique a estabilidade do seu fluxo e meça a eficiência do fluxo usando, respectivamente, o Diagrama de Fluxo Cumulativo e o gráfico de Eficiência do Fluxo.
(5) Use as duas simulações Monte Carlo (“Quantos” e “Quando”) para antecipar quantas tarefas seu time pode finalizar durante um período de tempo predeterminado ou quando um certo número de tarefas será completado.
PASSO 7: Automatize seu Processo através de Regras de Negócios
As regras de negócios são automações que desencadeiam uma ação que você define (criar um cartão, mover um cartão, atualizar um cartão, enviar uma notificação, chamar web service, etc.) quando um evento ocorre.
Um exemplo típico seria automaticamente mover um cartão para uma coluna em particular ou enviar uma notificação de e-mail quando o prazo do cartão é esta semana. Usar Regras de negócios é uma maneira fácil de automatizar seus processos. Para ver mais exemplos, siga este link .
Todas as Regras de Negócios estão disponíveis sob o Painel Administrativo da sua conta.
PASSO 8: Convide os membros do seu time e gerencie usuários existentes
Quando a configuração inicial do Kanbanize estiver pronto, você pode começar a convidar os membros do seu time para se juntar à conta A aba de Gerenciamento de Usuários no Painel de Administração é a área onde Proprietários da Conta gerenciam usuários novos e existentes e suas funções e privilégios.
No painel de Administração, você controla não só o gerenciamento de usuário, mas também:
- Regras de Negócios (descritas no passo 6)
- Integrações, que inclui:
- Integrações de e-mail com o Kanbanize. Com a integração de e-mail , você pode transformar seu Quadro Kanban em um sistema de tickets e receber todos seus e-mails como cartões.
- Integrações com outros sistemas . - Gerenciamento de Cartão (Bloqueios, adesivos, tags)
- Segurança & Auditoria
Se você precisa de qualquer ajuda, pode encontrar mais guias na nossa base de conhecimento ou entrar em contato com nosso time de suporte e sucesso do cliente . Se estiver em fase de teste e quiser ver uma demo, por favor, preencha o formulário para o pedido. Para mais informações sobre o conceito Kanban, visite nossa página de recursos .